FAQ - Certificação de software


1.  :: O que consiste a portaria nº 363/2010 de 23 Junho

Publicada no Diário da República, 1.ª série, N.º 120 de 23 de Junho de 2010, e regulamenta a certificação prévia dos programas informáticos de faturação.

2.  :: De acordo com a legislação apenas as empresas que vendam a particulares (clientes finais) é que estão obrigados a ter software certificado, certo? Quais as empresas obrigadas a ter o software certificado?

Todas as que sendo sujeitos passivos de IRS ou de IRC, utilizem programas de faturação para a emissão de faturas ou documentos equivalentes ou talões de venda, e não estejam excluídas nos termos do nº 2 do artigo 2º.

3.  :: Excluem-se do disposto no número anterior os programas de faturação utilizados por sujeitos passivos que reúnam algum dos seguintes requisitos:

a) Utilizem software produzido internamente ou por empresa integrada no mesmo grupo económico, do qual sejam detentores dos respetivos direitos de autor;
b) Tenham operações exclusivamente com clientes que exerçam atividades de produção, comércio ou prestação de serviços, incluindo os de natureza profissional;
c) Tenham tido, no período de tributação anterior, um volume de negócios inferior a € 150 000;
d) Tenham emitido, no período de tributação anterior, um número de faturas, documentos equivalentes ou talões de venda inferior a 1000 unidades.


4.  :: Os softwares específicos (não comerciais – processamento de salários, controlo de assiduidade) são excluídos da certificação pela DGCI?

Sim, só é exigida certificação para programas que emitam faturas, documentos equivalentes ou talões de venda.

5.  :: A certificação é apenas uma por empresa produtora de software ou uma por cada empresa utilizadora desse software?

A certificação é por programa de faturação, devendo a empresa produtora pedir a certificação para cada um dos diferentes programas de faturação que produza. 

6.  :: No caso de um utilizador ter um volume de negócios superior a €150 000, mas emitir menos de 1 000 documentos anuais de venda, está abrangido pela referida obrigação?

Não, ainda que tenha um volume de negócios superior a € 150 000, é necessário que, cumulativamente, emita mais de 1 000 documentos. 

7.  :: Se uma empresa tiver uma aplicação principal de faturação e outros segmentos de aplicações do tipo Obras, Rent-a-Car, etc que enviam dados (elas próprias) para a aplicação principal de faturação, basta enviar para certificação a aplicação de faturação?

Todas as aplicações que emitam faturas a entregar ao cliente, devem ser objeto de certificação. Se os valores a faturar são apurados numa outra aplicação, mas a emissão da fatura é feita apenas na aplicação de faturação, só esta deve ser certificada. 

8.  :: Uma entidade que não é obrigada a ter o SAF-T PT (sujeito passivo de IRS) e que tem um volume de faturação superior a 250.000 euros é obrigado a ter o programa de faturação certificado?

Sim, passa a ser obrigado a utilizar um software certificado e, consequentemente, ficará obrigado a exportar o SAFT-PT. 

9.  :: Temos duas aplicações distintas que trabalham na mesma base dados (FrontOffice e BackOffice), em que uma é usada unicamente como ponto de venda e a outra para fazer manutenções (operadores, parametrizações de impressoras, controle e transferências de Stock). Existe a necessidade de certificar as duas aplicações? Ou basta unicamente a que tem a função de Vendas?

Só a aplicação que emite a faturação deve ser certificada, devendo reunir os respetivos requisitos.

10.  :: Os programas devem obedecer às novas regras já a partir de Setembro ou apenas a partir de Janeiro/2011?

Apenas a partir de Janeiro de 2011. O pedido de certificação pode ser feito a partir de 1 de Setembro desde que o software cumpra as regras exigidas pela portaria. Se o produto obtiver o certificado antes de 1 de Janeiro 2011, poderá ser desde logo instalado em clientes. Deste modo a base de clientes fica apta a trabalhar de acordo com os requisitos a 1 de Janeiro de 2011, isto é tem de passar a emitir faturas assinadas.

11.  :: Se acontecer um erro num documento ainda não impresso, ou impresso mas não entregue ao cliente, não vai ser possível corrigi-lo, porque já tem outros documentos posteriores na base de dados.

Em nenhuma circunstância será aceitável a geração de uma nova assinatura para um qualquer documento. Para correção de um valor em qualquer um dos campos com relevância fiscal, terá que ser anulado o documento e criado um novo garantindo a sequência existente.

12.  :: Em que circunstâncias, posso gerar uma nova assinatura para um documento já emitido e assinado?

NUNCA! Em situações excecionais, tais como perda de cópia de segurança, mudança de software para outro produtor, integração de dados no back-office de documentos de diferentes produtores e integração de documentos de sistemas de venda desconectados (pda), os documentos devem ser tratados com as seguintes regras:
Têm de ter uma série independente tipificada para o efeito;
Não podem ser assinados no sistema que os integra, devendo ser tratados como cópias do documento original e armazenados sem qualquer assinatura;
Devem ser exportados da mesma forma para o SAFT, apesar de não terem assinatura do sistema integrador;
As faturas não assinadas pelo sistema integrador devem ser impressas com a indicação “Cópia do documento original”.



13.  :: Quais são os produtos que a Comograma certificou ?

POS2011 - Posto de venda (Certificado nº 48 /AT)
FAC2011 - Gestão comercial (Certificado nº 48 /AT)
FACLOJA2011 - Gestão de sapatarias e lojas de vestuário. (Certificado nº 425 /AT)


14.  :: Onde se pode consultar a lista de programas certificados ?

Em https:///www.portaldasfinancas.gov.pt/pt/consultaProgCertificadosM24.action


15.  :: Quais as principais mudanças operadas relativamente a sujeitos passivos que estão obrigados a emitir faturas ou documentos equivalentes?

De acordo com o artigo 2.º da Portaria n.º 363/2010, de 23 de junho, com a redação dada pela Portaria n.º 22-A/2012, de 24 de janeiro, todos os sujeitos passivos de IRS ou IRC, com as exceções constantes do n.º 2 do artigo 2.º passam a estar obrigados a utilizar, exclusivamente, um programa de faturação certificado. Deixa, portanto, de ser possível, após 1 de abril de 2012, o uso de máquina registadora ou a faturação manual emitida em documentos impressos por tipografias autorizadas, passando a sistema universal de faturação, a utilização de programa certificado. Isto é, com esta nova portaria, a lei passou a impor a utilização de programa certificado como forma, exclusiva, de emissão de faturas ou documentos equivalentes e talões de venda. Esta obrigatoriedade de utilização de programa certificado vigora a partir de 1 de abril de 2012 para sujeitos passivos com volume de negócios superior a € 125 000 e a partir de 1 de janeiro, para os sujeitos passivos com volume de negócios superior a € 100 000. Os sujeitos passivos que utilizem programas multiempresa ou que optem pela utilização de programa informático de faturação estão, em qualquer caso, obrigados a utilizar programa certificado, exceto se, diretamente ou através de empresa do mesmo grupo económico, forem titulares dos direitos de autor do programa utilizado.  

CONDIÇÕES DE SUJEIÇÃO E DE EXCLUSÃO

16.  :: Quais são os sujeitos passivos que não estão obrigados a utilizar programa certificado?

De acordo com o disposto no nº 2 do artigo 2º da Portaria nº 363/2010, de 23 de junho, excluem-se da obrigatoriedade de utilização de programas de faturação certificados, os sujeitos passivos que reúnam algum dos seguintes requisitos: a) Utilizem software produzido internamente ou por empresa integrada no mesmo grupo económico, do qual sejam detentores dos respetivos direitos de autor; b) Tenham tido, no período de tributação anterior, um volume de negócios inferior a €100.000,00, sendo que, este limite é de € 125.000,00 até ao final do ano de 2012;; c) Tenham emitido, no período de tributação anterior, um número de faturas, documentos equivalentes ou talões de venda inferior a 1000 unidades; d) Efetuem transmissões de bens através de aparelhos de distribuição automática ou prestações de serviços em que seja habitual a emissão de talão, bilhete de ingresso ou de transporte, senha ou outro documento pré-impresso e ao portador comprovativo do pagamento. Bastará que apenas uma destas condições se verifique para que o utilizador esteja dispensado.  

17.  :: O sujeito passivo de IRS ou de IRC que utilize uma máquina registadora ou faturas manuais, mas cujo volume de negócios seja superior a €125.000,00 e que emita mais de 1000 documentos por ano, pode continuar a utilizar a máquina registadora e as faturas manuais, não estando por isso obrigado à utilização de software certificado ou tem que adquirir um software de faturação certificado?

Tem que adquirir um software de faturação certificado, porque a Portaria n.º 363/2010, de 23 de junho, obriga à sua utilização deixando de ser possível a emissão de faturas manuais ou a utilização de máquina registadora, como formas de faturação.  

18.  :: Caso uma empresa fature apenas a entidades que não sejam clientes finais, isto é entidades que exerçam atividades de produção, comércio ou de prestação de serviços, está excluída dessa obrigatoriedade independente do valor volume de negócios?

Não, essa exclusão que constava da versão inicial da alínea b) do n.º 2 do artigo 2º da Portaria 363/2010, de 23 de junho, foi revogada pela Portaria n.º 22-A/2012, de 24 de janeiro, pelo que atualmente nessas situações existe igualmente a obrigatoriedade de utilizar Programa de Faturação Certificado.  


19.  :: Caso uma empresa tenha faturado, por exemplo, € 500.000,00, e tenha emitido um número de documentos de venda inferior a 1000 unidades, está excluída da obrigatoriedade de ter software certificado?

Sim, nesse caso está excluída da obrigatoriedade de utilizar Programa de Faturação Certificado, porque basta reunir uma das condições de exclusão do n.º 2 do artigo 2º da Portaria 363/2010, de 23 de junho, para que fique dispensado.  

20.  :: Uma empresa tem duas atividades distintas, correspondentes a diferentes CAEs, em que numa das atividades o volume de negócios é superior a €125.000,00 e emite mais de 1000 faturas por ano, enquanto que na outra não chega aos €100.000,00. A primeira atividade precisa de software certificado, e a segunda não?

A obrigatoriedade de utilização de software certificado aplica-se aos sujeitos passivos e não às atividades. Assim, o volume de negócios, bem como o número de faturas emitidas a considerar para efeitos de possível exclusão é o da entidade. A exigência de programa de faturação certificado aplica-se a todas as atividades exercidas, independentemente do seu local de prestação, podendo utilizar programas diferentes, desde que sejam todos certificados.  

21.  :: Em que circunstancias as máquinas registadoras podem continuar a ser utilizadas, por exemplo num café/restaurante, para emitir talões de venda, complementadas com a emissão de faturas manuais realizadas em impressos feitos em tipografias autorizadas?

Apenas nos casos em que não esteja obrigado a ter programa certificado, isto é, se o volume de negócios, relativo ao ano anterior, for igual ou inferior a € 125 000 (€ 100 000, a partir de 1 de janeiro de 2013).  

22.  :: A sociedade tem um programa de faturação que utiliza para si e para alguns dos seus clientes, poderá ser considerado um software "Multiempresa"?

Sim, de acordo com a alínea b) do n.º 3 do art.º 2.º da Portaria n.º 363/2010, de 23 de junho, os programas multiempresa devem ser certificados entende-se como tal, os que permitam a sua utilização, simultânea, por mais do que uma empresa e os utilizados para fazer a autofacturação de fornecedores.  


23.  :: Sou contribuinte de IRS com contabilidade organizada e estou obrigado a utilizar um programa certificado, também tenho que exportar o SAF-T(PT)?

Sim, na medida em que está obrigado a ter programa de faturação certificado, este obrigatoriamente deve estar apto a exportar o ficheiro SAF-T(PT).  

24.  :: Tenho um programa certificado, quais as situações em que posso utilizar faturas emitidas manualmente em documentos impressos por tipografias autorizadas?

As faturas ou documentos equivalentes só podem ser emitidas de forma manual em caso de inoperacionalidade do programa (nos termos do artigo 8.º da Portaria 363/2010). Podem também ser considerados casos de inoperacionalidade do programa, as situações em que o acesso ao programa se mostre inviável. Os documentos assim emitidos devem ser integrados no programa imediatamente após a cessação da sua inoperacionalidade, utilizando uma numeração sequencial própria e uma série específica, anual ou plurianual, por tipo de documento.  


25.  :: Se já tiver um programa certificado será necessário adquirir um novo programa, em consequência das alterações introduzidas na Portaria n.º 363/2010, de 23 de junho?

Para além da obrigatoriedade de utilização de programas certificados, foram ainda introduzidas alterações de ordem técnica, que se encontram referidas no ofício circulado n.º 50 000/2012, pelo que os produtores de software podem ter de atualizar os seus programas. De um modo geral, a introdução de tais alterações constitui uma obrigação dos produtores de software nos termos do contrato de utilização/manutenção.  


26.  :: Quais os documentos que devem ser assinados com a chave privada do produtor do programa?

Nos termos dos artigos 6º e 7º. da Portaria 363/2010, de 23 de junho, são assinados os seguintes documentos: ? As faturas ou documentos equivalentes e os talões de venda; ? As guias de transporte, guias de remessa e quaisquer outros documentos que sirvam de documento de transporte, nos termos do Decreto-Lei n.º 147/2003, de 11 de julho. ? Quaisquer outros documentos, independentemente da sua designação, suscetíveis de apresentação ao cliente para conferência de entrega de mercadorias ou da prestação de serviços, nomeadamente as designadas consultas de mesa.  


27.  :: Posso continuar a usar faturas manuais (impressas em tipografias autorizadas)?

Se não está obrigado a utilizar programa certificado, pode continuar a usar faturas manuais (impressas em tipografias autorizadas). Porém, os sujeitos passivos que não reúnam nenhum dos requisitos de exclusão, só podem emitir faturas impressas em tipografias autorizadas em caso de inoperacionalidade do programa de faturação, devendo ser posteriormente recuperadas para o programa.  


28.  :: Posso continuar a usar máquinas registadoras?

Se não está obrigado a utilizar programa certificado de faturação, pode continuar a utilizar documentos emitidos por máquinas registadoras. Deve, todavia, ter em consideração que foram igualmente estabelecidas regras a observar pelas máquinas registadoras. Assim: ? Os equipamentos ou programas de faturação não certificados que, para além dos talões de venda, emitam quaisquer outros documentos suscetíveis de apresentação aos clientes como comprovativo da transmissão de bens ou da prestação de serviços, nomeadamente as designadas consultas de mesa, devem: a) Numerar sequencialmente esses documentos, que devem conter ainda os seguintes elementos: i) Data e hora da emissão; ii) Denominação social e número de identificação fiscal do fornecedor de bens ou prestador de serviços; iii) Denominação usual e quantidades dos bens transmitidos ou dos serviços prestados; iv) O preço líquido de imposto e o montante de imposto devido, ou o preço com a inclusão do imposto; v) A indicação de que não serve de fatura; b) Registar os documentos numa série específica, em base de dados, no rolo interno da fita da máquina ou no jornal eletrónico, evidenciando igualmente os documentos anulados. ? Os documentos emitidos, em modo de treino, pelos equipamentos ou programas de faturação não certificados, devem conter obrigatoriamente a menção "Documento emitido para fins de formação" (sem aspas).  


29.  :: Tenho dois ou mais estabelecimentos principais ou locais do exercício de atividade, com o mesmo programa certificado. Posso usar programas certificados diferentes? É necessário distinguir as faturas?

O sujeito passivo pode usar um ou mais programas certificados nos seus locais de venda, devendo fornecer um ficheiro XML de SAF-T(PT) de cada um deles. Deve(m) ser criada(s) série(s) específica(s) para cada um dos estabelecimentos, de modo a que as faturas, documentos equivalentes e talões emitidos, incluam juntamente com o número do documento essa série específica do estabelecimento, que os permita distinguir entre si.  


30.  :: Os documentos do tipo faturas pro forma ou orçamentos devem ser assinados?

Não. No entanto, as faturas "pro forma", orçamentos, bem como quaisquer outros documentos com eficácia externa eventualmente emitidos por um programa de faturação, não sujeitos a assinatura, devem conter de forma evidente a sua natureza e, conter a expressão "Este documento não serve de fatura", competindo ao produtor de software criar condições que não permitam tais alterações de layouts, de modo a impedir qualquer confusão com uma fatura.  


31.  :: Um sujeito passivo utiliza um programa informático de faturação não certificado e reúne os requisitos de exclusão. No entanto, quer optar por um programa informático de faturação certificado previamente. Quando o poderá fazer?

Em qualquer momento pode optar pela utilização de um programa certificado.  


32.  :: Um sujeito passivo utiliza um programa informático de faturação não certificado. Poderá continuar essa utilização até quando?

Poderá fazê-lo, enquanto reunir os requisitos de exclusão anteriormente mencionados, nomeadamente os relativos ao volume de negócios e número de documentos emitidos.  


33.  :: Uma instituição particular de solidariedade social está obrigada a utilizar programa de faturação certificado?

A obrigação em causa está inserida no âmbito das obrigações contabilísticas das entidades que exercem, a título principal, uma atividade comercial, industrial ou agrícola. Não sendo este o caso das IPSS, não estão obrigadas a utilizar programa de faturação certificado.  


34.  :: Um sujeito passivo de IRS tem rendimentos da categoria B do IRS, tem contabilidade organizada e emite recibo de modelo oficial. Terá de passar a utilizar um programa de faturação certificado?

Os titulares de rendimentos da categoria B são obrigados a passar recibo, em modelo oficial, ou, em alternativa, a emitir fatura ou documento equivalente e a emitir documento de quitação das importâncias recebidas. Por outro lado, os sujeitos passivos de IRS, com contabilidade organizada, por força do disposto no artigo 117.º do Código do IRS, são obrigados a observar as disposições do artigo 123.º do Código do IRC. No âmbito destas obrigações contabilísticas encontra-se a obrigação de utilização de programas de faturação certificados. Tal significa que, desde que os sujeitos passivos de IRS tenham contabilidade organizada, emitam mais de 1000 documentos e tenham um volume de negócios superior a € 125.000, estão obrigados a utilizar programa certificado a partir de 1 de abril, não podendo utilizar os recibos de modelo oficial.  


35.  :: Emiti faturas impressas em tipografia autorizada devido quer à inoperacionalidade do programa, quer à inviabilidade da sua utilização. Essas faturas deverão conter alguma menção de que não são válidas como faturas porque irão, à posteriori, ser recuperadas para o sistema de faturação?

Não é necessária qualquer menção porque essas faturas manuais consideram-se emitidas em forma legal. A sua recuperação obrigatória, à posteriori, para o sistema de faturação é apenas por uma questão de integração na mesma base de dados de toda a faturação emitida, não sendo necessário imprimi-las e enviá-las aos clientes.  

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