Todas as empresas estão obrigadas a utilizar uma solução certificada?

1.     A partir de 1 de Janeiro de 2011, para as empresas que em 2010 tenham tido um volume de negócios superior a 250 mil euros;

2.     2. A partir de 1 de Janeiro de 2012, para as empresas que em 2010 tenham tido um volume de negócios superior a 150 mil euros

Como perceber que a factura que recebe é de software certificado?

Para o contribuinte utilizador de soluções obrigadas à Certificação, a componente mais visível do processo de certificação estará nos procedimentos de facturação e na informação representada nos documentos de facturação impressos e entregues aos clientes.

Nos documentos de venda impressos (facturas, talões de venda e documentos equivalentes) assistiremos a uma alteração evidente e explicita para os utentes da informação: a expressão “Documento processado por computador” a que todos nos habituamos nos últimos anos será substituída, de acordo com a legislação agora em vigor, pela expressão “Processado por programa certificado nº <Número do certificado atribuído pela DGCI>” antecedida de 4 caracteres da assinatura digital do documento em causa.

Quais os requisitos para uma solução estar certificada?

A certificação dos programas de facturação depende da verificação cumulativa dos seguintes requisitos:

a) Ter a possibilidade de exportar o ficheiro a que se refere a Portaria n.º 321-A/2007, de 26 de Março;

b) Possuir um sistema que permita identificar a gravação do registo de facturas ou documentos equivalentes e talões de venda, através de um algoritmo de cifra assimétrica e de uma chave privada de conhecimento exclusivo do produtor do programa;

c) Possuir um controlo do acesso ao sistema informático, obrigando a uma autenticação de cada utilizador;

d) Não dispor de qualquer função que, no local ou remotamente, permita alterar, directa ou indirectamente, a informação de natureza fiscal, sem gerar evidência agregada à informação original.
Em resumo, o software deverá dispor de mecanismos que evitem a subsequente violação de dados registados. Para tal deve possuir controlo sobre os acessos ao sistema informático, obrigado à autenticação de cada utilizador. Deve ainda criar evidência de qualquer alteração à informação original através de uma assinatura digital dos documentos fiscalmente relevantes que será posteriormente exportada para o ficheiro standard de auditoria em vigor em Portugal (SAFT-PT).